Registres obligatoires en entreprise : liste, sanctions et conservation

Par Frédéric Janvier, expert-comptable — mise à jour du 16 octobre 2026.

Droit des sociétés, comptabilité, fiscalité, social, santé-sécurité, données personnelles : ce que le chef d'entreprise doit tenir, selon sa forme juridique et son effectif — et ce qu'il peut se dispenser de tenir.

Ce guide couvre les principaux registres et documents transversaux des entreprises françaises. Les obligations sectorielles, conventions collectives et règles propres à certains locaux peuvent ajouter des exigences.

La check-list par situation

Trois exemples pour savoir ce qui vous concerne

SASU sans salarié dont le président est l’associé unique

Le président rémunéré pour son seul mandat n’est pas automatiquement un salarié au sens du droit du travail. Son affiliation au régime général ne déclenche donc pas, à elle seule, le registre du personnel ou le DUERP. Il faut vérifier l’existence d’un contrat de travail distinct. La SASU conserve ses décisions, la traçabilité des actions, ses comptes de titulaires, ses livres comptables et ses pièces justificatives. Elle vérifie également sa déclaration des bénéficiaires effectifs et ses traitements de données. La simplification prévue pour certaines approbations de comptes ne supprime pas toutes les autres décisions à documenter.

TPE de huit salariés dans des bureaux loués

Le registre du personnel et le DUERP sont requis. Sous onze salariés, la mise à jour annuelle du DUERP n’est pas systématiquement imposée, mais elle reste nécessaire en cas d’aménagement important ou d’information nouvelle sur un risque. Un déménagement, un changement d’organisation ou une alerte sur la charge de travail peuvent justifier une réévaluation. La location ne dispense pas l’employeur de s’assurer de la sécurité des locaux. Il demande au bailleur les rapports relevant des installations communes et traite les réserves qui concernent ses salariés.

Société de conseil de cent vingt salariés en travail hybride

La direction articule DUERP, PAPRIPACT, BDESE et consultations du CSE. Elle vérifie le suivi de la charge, les décomptes du temps de travail, les garanties des forfaits jours et l’entretien annuel de chaque télétravailleur prévu par L.1222-10. Le risque routier, l’isolement, les sollicitations tardives, les violences sexistes et sexuelles et l’ergonomie des postes doivent être examinés selon les conditions réelles. Les missions chez les clients conduisent aussi à vérifier la coordination des entreprises extérieures. Le seuil de 400 heures s’apprécie pour l’opération, toutes entreprises extérieures et sous-traitants compris, et non par consultant.

Registre, livre, document : de quoi parle-t-on ?

Le vocabulaire entretient la confusion. Le Code de commerce parle de livres (livre-journal, grand livre), le Code du travail de registres (registre unique du personnel, registre des dangers graves et imminents) et de documents (document unique d'évaluation des risques), le RGPD d'un registre des activités de traitement. Ce qui compte, pour le chef d'entreprise, ce n'est pas le nom, mais trois questions : le texte s'applique-t-il à mon entreprise ? sous quelle forme dois-je le tenir ? quelles sanctions en cas de manquement ?

Pour y répondre, nous classons chaque pièce selon quatre statuts. Cette distinction permet de concentrer les contrôles sur les obligations réellement applicables. Le statut O signifie que le document est obligatoire pour la catégorie d'entreprises indiquée dans la ligne ; il ne signifie pas qu'il est imposé à toutes les entreprises.

Quels registres tenir selon la forme de votre société ?

Mouvements de titres et comptes individuels des actionnaires

Dans une SAS ou une SA non cotée, la propriété des actions résulte de leur inscription en compte. Le registre des mouvements de titres retrace chronologiquement les émissions, cessions, apports et donations. Aucune sanction pénale spécifique ne vise son absence. Elle fragilise surtout la traçabilité des opérations et la preuve des droits des associés ; il faut examiner aussi les comptes individuels de titulaires et les actes de transfert. C'est une pièce importante lors d'une cession, d'une levée de fonds, d'un audit d'acquisition ou d'un litige entre associés. Dans une SARL, en revanche, la répartition des parts figure dans les statuts, et une cession suppose leur modification.

Le registre des décisions : la preuve de la régularité

Approbation des comptes, affectation du résultat, rémunération du dirigeant, augmentation de capital : les décisions sont constatées et conservées selon les règles applicables à la forme sociale et les stipulations des statuts. En SASU, les décisions de l'associé unique sont répertoriées dans un registre. Un registre lacunaire expose à la contestation des décisions et complique toute formalité au greffe. C'est aussi l'un des premiers documents examinés en audit d'acquisition.

Les bénéficiaires effectifs

Les sociétés non cotées concernées déclarent via le guichet unique les personnes physiques qui les détiennent ou les contrôlent, directement ou indirectement, au-delà de 25 % du capital ou des droits de vote, ou qui exercent sur elles un contrôle par tout autre moyen. Le défaut de déclaration ou une déclaration inexacte expose notamment à six mois d’emprisonnement et 7 500 € d’amende pour la personne physique poursuivie (C. mon. fin., art. L.561-49). Les personnes morales relèvent de leur régime propre de responsabilité et de peines. Lorsque personne n’est identifié par les critères de détention ou de contrôle, le représentant légal est retenu selon les règles applicables. Les modifications sont déclarées dans le délai réglementaire de trente jours.

Quels livres comptables et documents fiscaux tenir ?

Une précision utile : le « registre des immobilisations et des amortissements » n'est pas un registre distinct imposé à toutes les sociétés. Pour une société au réel, le suivi des immobilisations résulte de la comptabilité et des tableaux joints à la liasse fiscale. Le registre en tant que tel est une obligation propre aux titulaires de bénéfices non commerciaux en déclaration contrôlée.

La facturation électronique est une obligation de transmission et de réception ; elle ne crée pas, à elle seule, un nouveau registre. Elle ne dispense pas de conserver les factures et les écritures comptables. Les opérations et exemptions doivent être analysées dans leur périmètre français exact. Calendrier, formats et sanctions : voir notre guide facturation électronique, obligations et sanctions.

Quels registres et documents dès le premier salarié ?

Le registre unique du personnel, en pratique

Chaque salarié y est inscrit dès l'embauche, dans l'ordre chronologique, avec ses nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, et la nature du contrat (CDD, temps partiel, apprentissage, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire…). Les stagiaires figurent dans une partie distincte. Le registre peut être tenu sur support numérique présentant des garanties équivalentes, après consultation du CSE lorsqu’il existe. Les mentions sont conservées cinq ans à compter du départ de chaque personne. Il doit pouvoir être présenté à tout moment à l'inspection du travail et aux élus du CSE.

Repos hebdomadaire et travail par équipes

Si tous les salariés ne bénéficient pas du même repos hebdomadaire, vérifier les obligations de registre propres à cette organisation. En cas de travail par relais, roulement ou équipes successives, les dispositions sur le registre ou tableau des équipes doivent également être examinées. Ces documents ne sont pas imposés à toutes les entreprises selon un modèle uniforme : l’organisation réelle déclenche les obligations (R.3172-2 et suivants ; D.3171-7).

Les affichages obligatoires : affichage ou information « par tout moyen » ?

Depuis la simplification des obligations d'affichage, une partie des informations peut être diffusée par tout moyen (intranet, courriel, livret d'accueil), mais d'autres doivent toujours être affichées dans des locaux accessibles aux salariés. C'est le cas des coordonnées de l'inspection du travail (avec le nom de l'inspecteur), du médecin du travail ou du service de prévention et de santé au travail, et des services de secours d'urgence (D.4711-1), ainsi que des modalités d'accès au document unique (R.4121-4) et, le cas échéant, de la consigne de sécurité incendie. Les textes sur le harcèlement, l'égalité de rémunération, la lutte contre les discriminations et la convention collective applicable relèvent, eux, de l'information par tout moyen.

Ce qui s'ajoute à 11, 50 et 250 salariés

Les seuils s'apprécient selon les règles du Code du travail et, pour certaines obligations, de la sécurité sociale. Le calcul et les règles de franchissement doivent être examinés obligation par obligation. Les exclusions de contrats et le prorata des temps partiels ne se transposent pas indistinctement à toutes les règles. Pour le détail du seuil de onze salariés et des élections, voir notre guide sur la mise en place du CSE.

Santé et sécurité : les registres que l'on oublie

DUERP : obligations et nouvelle sanction administrative

Le DUERP est obligatoire dès le premier salarié. Quel que soit l'effectif, il est actualisé lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de travail et lorsqu'une information nouvelle intéressant l'évaluation d'un risque est portée à la connaissance de l'employeur. À partir de onze salariés, une mise à jour au moins annuelle s'ajoute à ces obligations. Ses versions successives sont conservées quarante ans. Depuis la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026, son absence peut être sanctionnée par un avertissement ou une amende administrative pouvant atteindre 4 000 € par salarié concerné (L.8115-1, 6° et L.8115-3), en l'absence de poursuites pénales. Le défaut de mise à jour reste puni par la voie pénale (R.4741-1). Depuis le décret n° 2025-482 du 27 mai 2025, il doit aussi intégrer le risque lié aux épisodes de chaleur intense.

Le registre des traitements de données personnelles

L'article 30 du RGPD exige de chaque responsable de traitement un registre recensant ses traitements : finalité, catégories de personnes et de données, destinataires, durées de conservation, mesures de sécurité, transferts hors de l'Union. En pratique, toute entreprise qui emploie des salariés ou gère un fichier clients est concernée. Le manquement relève des amendes administratives de la CNIL, dont le plafond pour cette catégorie de manquements atteint 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires annuel mondial (RGPD, art. 83, § 4). La CNIL met à disposition un modèle de registre simplifié adapté aux petites entreprises.

Locaux, établissements recevant du public et activités réglementées

• Registre public d'accessibilité : obligatoire pour les établissements recevant du public, il informe sur le degré d'accessibilité des prestations et doit être consultable sur place ou en ligne (arrêté du 19 avril 2017).
• Registre de sécurité de l'ERP : il consigne les vérifications techniques, les exercices et les travaux, en application du Code de la construction et de l'habitation et du règlement de sécurité contre l'incendie.
• Dossier technique amiante : pour les immeubles dont le permis de construire est antérieur au 1er juillet 1997, il est constitué par le propriétaire ; l'entreprise locataire doit en avoir reçu la fiche récapitulative (C. santé publ., R.1334-29-5).
• Registres sectoriels : registre des objets mobiliers pour les revendeurs de biens d'occasion (C. pénal, art. 321-7), fiches de police des clients étrangers dans l'hôtellerie, registres des déchets pour certains producteurs et détenteurs (C. env., R.541-43), et bien d'autres selon les professions réglementées. Votre organisation professionnelle tient généralement la liste à jour.

Papier ou électronique : cote, paraphe et dématérialisation

Pour certains registres sociaux papier, notamment de SARL ou de SCI, les textes imposent des pages cotées et paraphées. Cette formalité ne s’étend pas automatiquement aux autres registres. Le livre-journal et le grand livre peuvent être cotés et paraphés à la demande du commerçant (R.123-173). Pour les titres nominatifs, R.228-8 admet le papier ou un autre support durable sans imposer un paraphe général. Il faut donc vérifier le texte de chaque document :

La dématérialisation n'est pas une simple numérisation : scanner un registre papier ne crée pas un registre électronique valable. Il faut un outil qui garantisse l'intégrité et la date des inscriptions.

Combien de temps conserver chaque document ?

Les documents recommandés, mais non obligatoires

Distinguer l'obligatoire du recommandé n'est pas un exercice théorique. Une entreprise qui confond les deux soit s'expose sans le savoir, soit consacre du temps à produire des documents que personne ne lui demandera.

Six idées reçues sur les registres obligatoires

1. « Il faut tenir un registre des délégués du personnel. » Les délégués du personnel ont disparu avec le passage au CSE, généralisé au 1er janvier 2020. Le registre qui subsiste est celui des questions écrites des élus dans les CSE de 11 à 49 salariés (L.2315-22).
2. « La BDES est obligatoire. » Elle est devenue la BDESE — base de données économiques, sociales et environnementales — depuis la loi Climat et résilience de 2021, et ne concerne que les entreprises d'au moins 50 salariés.
3. « L'absence de DUERP coûte 1 500 €. » C’est le plafond ordinaire de la contravention de cinquième classe pour une personne physique, pour défaut de transcription ou de mise à jour ; il est de 7 500 € pour une personne morale poursuivie. Depuis juin 2026, l'absence totale du document peut entraîner une amende administrative jusqu'à 4 000 € par salarié concerné.
4. « Le registre du personnel est puni de 1 500 €. » Le manquement relève de la quatrième classe : plafond de 750 € pour une personne physique, 3 750 € pour une personne morale poursuivie, par personne concernée.
5. « L'absence de registre des mouvements de titres est un délit. » Aucun texte ne prévoit de sanction pénale spécifique. Le vrai risque est probatoire : des lacunes dans les registres et comptes individuels fragilisent la preuve et la traçabilité des opérations.
6. « Toutes les sociétés doivent tenir un registre des immobilisations. » Ce registre est une obligation des professions libérales en déclaration contrôlée. Une société au réel suit ses immobilisations par sa comptabilité.

Comment régulariser des registres manquants

1. Définir le périmètre. Forme sociale, établissements, effectifs, présence d’un CSE, régime fiscal et activités particulières.
2. Rassembler les preuves existantes. Contrats, bulletins, DSN, actes de cession, procès-verbaux signés, rapports des prestataires et du bailleur. Un document non présenté n’est pas nécessairement inexistant.
3. Reconstituer avec une traçabilité loyale. Ne pas antidater un procès-verbal ni inventer un contrôle. Une reconstitution doit permettre de distinguer la date de l’événement, la pièce source et la date réelle de régularisation. Si une décision n’a jamais été prise, il faut examiner la procédure de décision ou de ratification appropriée.
4. Traiter les risques urgents. Une réserve électrique, un danger signalé ou une absence de suivi des repos appelle une action concrète. Acheter un registre ne suffit pas.
5. Attribuer la tenue et les accès. Un responsable interne, un suppléant, une fréquence de revue et un lieu de conservation. Tester la restitution lorsqu’un outil ou un prestataire change.

Quels documents le CSE peut-il consulter ?

Le droit d’accès dépend du document. Le registre du personnel est nominatif et consultable par les élus en vertu de L.1221-15. R.2312-3 prévoit la présentation, sur demande, des livres, registres et documents non nominatifs rendus obligatoires par la quatrième partie du Code du travail. Le DUERP et les registres d’alerte ont aussi leurs règles d’accès. La présentation n’emporte pas toujours un droit à copie intégrale. Les informations nécessaires à une enquête sur un accident doivent être examinées dans ce cadre, sans ouvrir un accès général aux dossiers personnels ou au dossier médical.

En cas de difficulté, identifier le document, le fondement du droit d’accès, le périmètre demandé et les modalités de consultation. Une opposition globale fondée sur le RGPD n’est pas une réponse suffisante lorsqu’un texte ouvre expressément un droit de consultation nominative.

Repère jurisprudentiel. Dans deux arrêts du 8 juillet 2014 (n° 13-15.470 et 13-15.474), la Cour de cassation rappelle l’obligation d’évaluer les risques et de transcrire les résultats dans un document unique. L’absence de preuve d’un risque chimique particulier ne permettait pas d’écarter cette obligation. L'indemnisation n'est toutefois pas automatique : le salarié qui réclame réparation de ce manquement doit justifier du préjudice subi (Cass. soc., 25 septembre 2019, n° 17-22.224).

Questions fréquentes sur les registres obligatoires